Сейчас такая система. Папки:
convert - тифы, готовые к обработке, внутри подпапка по темам + папка done, куда переносятся после обработки, чтобы не путаться ( а потом удаляются, не сразу, вдруг возникнет мысь как доработать/переделать)
done - готовые откейворденные файлы, в ней подпапка на отправку, уже отправленное разбито по моделям и темам, no_info - еще без кейвордов и описания
raw - равы из серий снятых не под фотосток, т.е. ездили мы куда-нибудь например, и я походу сняла что-нибудь потенциально стоковое. То, то снималось серией для стока лежит в общем архиве файлов. Конверчу и отбираю что к дальнейшей обработке сразу кучкой.
release - всяческая документация.
Статусы файлам расставляю через cushystock.com, в принципе пользуюсь этой программой только для слежения что куда взяли, а что нет. Кейворды через adobe bridge, отправка через file zilla.
Почему то мне так было удобней, чем делать все в одной программе. Так сложилось:)