Мое предложение такое..
Учитывая, что здесь много людей собранно со всех уголков СНГ, Москва наиболее центральный вариант..
Предлагаю по сему организовать встречу в Москве, далее, поручить кому-нибудь из тех кто там непосредственно живёт - забронировать банкет в каком-нибудь ресторанчике, снять по времени буквально может на несколько часов, дабы был шанс у некоторых уехать в тот же день, да и целый день мне кажеться там нечего будет делать... Либо на целый день, с учётом что кто-то останется на ночевку, тогда те кому нужно уедут раньше..