Предлагаю коротко каждому по-пунктно ответить/выдвинуть свои идеи, чтобы потом можно было нарисовать примерную картину
1. Место встречи?
2. Дата?
3. Продолжительность встречи?
----------
Моё, примерно так:
1. Москва
2. Март 09 (либо раньше, зиму не люблю, хотя может и всё равно, можно и в январе, феврале, т.к. конечно март - долго ждать)
3. Целый день, а там уже пусть каждый решает когда ему удобнее приехать/уехать, но ориентир на основную массовку конечно на вторую половину дня.